Em tempos de grandes conflitos éticos e punições para quem não segue os princípios empresariais exigidos pelo mercado, a preocupação com a transparência dos dados e balanços deve ser levada a sério. Através de uma prestação de contas bem executada, podemos demonstrar o carácter sério de cada instituição, especialmente as integrantes do Terceiro Setor.
A Contadora Ana Galloro, sócia da Galloro & Associados, explica que a formalização estruturada de um processo de orçamento e compra faz parte da prestação de contas e demonstra preocupação da instituição em explicitar os procedimentos e decisões tomadas.
“Nas entidades e empresas de menor porte, nem sempre as cotações de preços são documentadas em formulário adequado que possibilite a consulta em qualquer época”, conta. Segundo a profissional, a implementação deste procedimento não é difícil: com um modelo de planilha e descrição simples de processos, a inclusão na rotina pode ser feita de maneira natural.
É importante realizar a cotação em pelo menos três fornecedores, obtendo preços, prazos de pagamento, informações adicionais sobre qualidade e solidez da empresa pesquisada. Esses dados são inseridos em uma planilha, evidenciando a decisão de compra tomada e a justificativa para tal.
A contadora explica que as cotações de preços visam garantir as aquisições com o melhor custo benefício, observando o preço, qualidade e as melhores condições de negociação possíveis. “A ausência de realização de cotações de preços e de outras formalizações referentes aos processos de compras ocasiona fragilidades aos controles internos, impedindo a identificação sobre as condições em que foram realizadas as compras, como por exemplo, se a aquisição de materiais realizou-se ao menor preço praticado ou sob as melhores condições disponíveis”, o que também, segundo a especialista, evita ações ilícitas, como o favorecimento de determinadas empresas por motivos escusos.
Quem ainda não realiza tal prática, deve procurar um profissional com conhecimento e idoneidade para ajudar na implementação deste processo, como os sócios da Galloro & Associados, que podem auxiliar a sua empresa na busca por uma administração mais transparente. A Galloro fornece, gratuitamente, um modelo de planilha para cotação de preços. Solicite a sua.
